Teen Press 
Când ne uităm în jurul nostru, descoperim oameni pentru care ziua pare să aibă mai mult de 24 de ore. Dar ştim cu toţii că de fapt nu este aşa. Pentru toţi ziua începe la 00.00 şi se termină la 23.59. Însă unii au nevoie de mai puţine ore de odihnă şi astfel le rămâne mai mult timp de muncă. Poate uneori renunţăm intenţionat la orele de odihnă pentru a lucra mai mult, dar tot nu avem randamentul unora dintre noi. Despre aceia putem spune că sunt cu adevărat nişte manageri ai timpului buni.
Prin articolul de astăzi voi încerca să îţi dau câteva sfaturi (din categoria tips and tricks) pentru a-ţi putea organiza mai bine timpul. La mine acestea au funcţionat şi acum pot să fac mult mai multe chestii, decât făceam înainte. Totul stă în cum îţi organizezi timpul.
În primul rând trebuie să descoperi partea zilei în care eşti cel mai productiv şi să îţi plănuieşti activităţile importante în acea parte a zilei. Sunt persoane care sunt mai productive dimineaţa, iar altele care lucrează mai bine după-amiaza.
Un alt pas foarte important în planificarea inteligentă a timpului este să îţi notezi ceea ce ai de făcut, să faci un „to do list“ (Microsoft Office OneNote sau Outlook, sau Google Calendar- tasks), să foloseşti o agendă, un planner, un calendar (recomand Google Calendar, dacă ai cont pe Gmail sau Outlook). Poate ţi se pare că pierzi timp dacă stai să notezi tot ce ai de făcut, dar mai bine aloci timp pentru asta decât să uiţi să faci ceva sau să te chinui să-ţi aminteşti ce trebuia să faci. Şi dacă îţi notezi toate activităţile îţi va fi mai uşor să faci raporate de activitate, să ai o evidenţă a activităţilor pe care le-ai făcut şi eşti sigur că nu uiţi nimic important când îţi faci un CV.
De asemenea, organizează-ţi biroul şi documentele astfel încât să ştii unde găseşti orice ai nevoie în orice moment. (Statisticile spun că petrecem 19 zile pe an căutând lucruri.)
Există o matrice a timpului care te poate ajuta să îţi structurezi activitatea pe termen mai lung. Aceasta te ajută să-ţi structurezi ceea ce ai de făcut în urgent, important, non-urgent şi neimportant. Ceea ce se află în cadranul neimportant şi non-urgent poate fi „aruncat la coş“, pentru ceea ce se află în chenarul urgent, dar neimportant, delegi pe cineva, ceea ce este important, dar nu este urgent poate fi făcut mai târziu, iar ceea ce este important şi urgent, fă-l, dacă poţi, ieri.
Foloseşte-te de timpii morţi (ca momentele pe care le petreci pe drum) pentru a da telefoane, a verifica mailuri, a-ţi planifica ziua următoare, a face un „to do list“ sau pentru a te relaxa citind.
Atunci când îţi planifici ziua trebuie să ai în vedere că oricând pot interveni evenimente neaşteptate şi trebuie să adaugi şi timpul pe care îl faci pe drum. O regulă esenţială este să planifici doar 60% din timp. Şi nu uita ca atunci când planifici ceva să îţi fixezi şi o durată a respectivei activităţi şi adaugă şi o marjă de eroare. O completare pe care nu o pot transcrie în cuvinte:
[youtube]Lpau5YXk46Y[/youtube]
Pentru o planificare a timpului pe termen lung trebuie să ştii să-ţi fixezi obiectivele SMART. Aceste obiective trebuie să fie: Specifice, Măsurabile, de Atins, Relevant şi determinat în Timp. Trebuie să fixezi punctul unde vrei să ajungi, iar apoi să fixezi paşii pe care trebuie să-i urmezi, începând cu ultimul pas pe care trebuie să-l faci pentru a ajunge acolo. Un exemplu concret de obiectiv SMART este să vrei să-ţi cumperi propriul imobil. Pentru asta trebuie să ai un loc de muncă stabil- asta se va întâmpla în 10 ani, dar pentru a ajunge acolo trebuie să termini facultatea, masterul- ceea ce se va întâmpla în 5 ani, însă pentru a intra la facultate, trebuie să termini liceul- adică să mai treacă 3 ani. (ştiu că 3+5 nu fac 10, dar de la 8 la 10 ai doi ani în care îţi găseşti un loc de muncă stabil).
Este foarte important să accepţi să faci ceva atunci când ştii că ai timp. Este necesar să ai mereu în minte o schemă realistă a timpului tău, să ştii dacă mai poţi să adaugi ceva pe undeva sau nu. Ai grijă să nu te supraîncarci, suprasoliciţi sau orice altceva, pentru că vei pierde mult timp preţios ca să-ţi revii.
Şi un ultim sfat: a fi eficient înseamnă „Do things right“, iar a fi eficace înseamnă „Do the right things“.
Ca un exerciţiu pentru tine: notează-ţi activităţile din cea mai aglomerată zi din săptămână, cu tot cu durata activităţilor, cu timpul pe care îl pierzi pe drum. După calculează şi vezi cât de lungă este ziua ta de muncă. Acum încearcă să renunţi la câteva sau să le compactezi, organizezi altfel pentru a ajunge la o zi mai scurtă. Eventual poţi folosi matricea timpului.
Nu uita: timpul este singura resursă neregenerabilă, aşa că nu-l irosi, nici pe al tău, nici pe al altora şi nu-i lăsa nici pe alţii să-l irosească pe al tău.
